Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

RTM Fulfilment is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89332563 en gevestigd aan de Dobbeweteringstraat 7, 3044 GA Rotterdam. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de persoonsgegevens die wij via deze website en in het kader van onze fulfilment-dienstverlening verwerken.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Mail dan naar [email protected] of bel +31 85 130 83 72.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren, contact met je op te nemen of de werking van onze website te verbeteren. Concreet gaat het om:

• Contact- en aanvraaggegevens: bedrijfsnaam, voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, website-URL, type webshop-platform en de inhoud van je bericht, ingevuld via het offerte- of contactformulier of de tariefcalculator op deze website.
• Operationele gegevens van klanten: NAW-gegevens van eindklanten van onze opdrachtgevers, bestelgegevens en verzendinformatie. Hiervoor zijn wij verwerker en sluiten wij een verwerkersovereenkomst met de opdrachtgever.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, schermresolutie, bezochte pagina's en verwijzende URL, verzameld via cookies (zie hoofdstuk 6) zodra je daarvoor toestemming hebt gegeven.
• Communicatie: e-mails en telefoongesprekken die je met ons voert, met het oog op klantbeheer en kwaliteitsbewaking.

3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Doel	Grondslag
Reageren op offerte-aanvragen en informatieverzoeken	Uitvoering van een (pre-)contractuele relatie (AVG art. 6 lid 1 sub b)
Uitvoeren van onze fulfilment-dienstverlening	Uitvoering van een overeenkomst
Facturatie en boekhouding	Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht)
Verbeteren van onze website en dienstverlening	Gerechtvaardigd belang of toestemming (cookies)
Marketing per e-mail	Toestemming of bestaande klantrelatie

4. Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij delen jouw gegevens uitsluitend met partijen die wij nodig hebben om onze dienstverlening uit te voeren of die ons als hulpdienst ondersteunen. Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten:

• Zoho CRM, opslag van leads en klantcontact (server: EU).
• ChannelDock, warehouse management systeem (server: EU).
• Onze vervoerders, o.a. PostNL, DPD, DHL, Cycloon, voor het afleveren van pakketten.
• Google (Tag Manager, Analytics, Ads), alleen bij verleende cookie-toestemming. Google kan jouw gegevens buiten de EU verwerken; wij baseren dit op de modelcontractbepalingen.
• Meta (Facebook/Instagram-pixel), alleen bij verleende cookie-toestemming.
• FormSubmit, afhandeling van het verzenden van formulier-notificaties per e-mail.
• Onze accountant, jurist en boekhouder, uitsluitend voor zover noodzakelijk.

Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden.

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

• Leads en offerteaanvragen waarop wij geen klant zijn geworden: maximaal 24 maanden na het laatste contact.
• Klantgegevens: zolang de relatie loopt + 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Operationele gegevens van eindklanten: conform de afspraken in de verwerkersovereenkomst met de opdrachtgever.
• Website-analytics: zoals beschreven in de cookieverklaring hieronder.

6. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken cookies om de website goed te laten werken, het gebruik te meten en, alleen na jouw toestemming, om advertentiebereik te meten via Google Ads en Meta. Bij je eerste bezoek vragen wij expliciet om toestemming via de cookiebanner. Je kunt jouw keuze altijd wijzigen via de link "Cookies" in de footer.

Categorie	Doel	Voorbeelden	Toestemming
Functioneel	Site werkend houden + onthouden van je cookiekeuze	rtm_consent_v1	Niet vereist
Analytisch	Anoniem meten van pagina-bezoek en knop-clicks	Google Analytics 4 (_ga, _ga_*)	Vereist
Marketing	Meten van advertentiebereik en retargeting	Google Ads, Meta Pixel	Vereist

Geanonimiseerde analytics-gegevens bewaren wij maximaal 14 maanden. Marketing-cookies maximaal 90 dagen.

7. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbinding (HTTPS/TLS), tweefactor-authenticatie op kritieke systemen, beperkte toegang op basis van rol, periodieke back-ups en logging van data-toegang.

8. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG het recht om:

• jouw gegevens in te zien;
• jouw gegevens te laten corrigeren of verwijderen;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• jouw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen of over te dragen (dataportabiliteit);
• jouw eerder gegeven toestemming in te trekken (zonder dat verwerkingen voor die intrekking ongeldig worden);
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor de uitoefening van je rechten kun je een e-mail sturen naar [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van wetgeving of toevoeging van nieuwe diensten. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze klanten per e-mail.